Se você chegou até aqui, significa que está muito ocupado, então serei direto: neste post você aprenderá como economizar tempo durante o dia de forma prática.
Tem dicas para quem procrastina e para quem tem uma rotina muito cheia. Você pode aplicá-las nos afazeres de casa, estudos, trabalho ou qualquer outra atividade que deseje melhorar sua produtividade.
Se conseguir aplicar algum destes métodos e poupar pelo menos 10 minutos todos os dias, você verá que fará uma grande diferença ao final do mês. 📈
Índice do post
Organize suas tarefas
A lista de tarefas economiza tempo porque restringe o seu foco no que precisa ser feito naquele momento, separando bem o momento de planejamento e de execução, além de diminuir as chances de esquecer algo.
Existem várias formas de organizar suas tarefas. No blog do Tomo dos Pais, uma das ferramentas que usamos é o Trello.
Uma ferramenta gratuita onde você poderá criar um quadro para cada projeto, e neles criar cartões para cada tarefa, com descrição detalhada, checklists, datas de conclusão, responsáveis específicos e muito mais.
Um exemplo de organização das colunas de um projeto é este acima, com 5 colunas:
- Backlog: tarefas que serão feitas no futuro, não são prioritárias.
- Na fila: as próximas atividades do blog, o que tem prioridade para ser feito.
- Em andamento: os textos e outras tarefas que estão em andamento.
- Aguardando revisão: materiais semi-prontos aguardando revisão ou algum toque final.
- Finalizado: o que já está pronto, servindo como um “arquivo” do que foi feito.
O exemplo é mais parecido com o de uma empresa mas essa organização pode ser feita mesmo trabalhando sozinho, ou para tarefas domésticas, por exemplo.
Lembrando que o ato de passar uma tarefa de uma coluna pra outra ajuda na motivação, já que mostra que o trabalho está progredindo. 💪
O executivo Márcio Salmeirão faz parecido para organizar os posts do LinkedIn. Neste post ele mostra o passo a passo.
Organize sua rotina
Organizar as tarefas por dia também ajuda a manter o foco. Afinal, você sabe exatamente o que fazer em cada horário e não corre o risco de esquecer nada.
Eu uso o Google Calendar para isso. Marco os compromissos importantes em verde, pegando o dia todo, e os lembretes em vermelho. Neste post explico o método em detalhes.
Pode parecer meio complicado mas depois que começa a usar, é algo capaz de mudar sua vida, como mudou a minha e de vários conhecidos.
Confiar apenas na memória, especialmente se a rotina é corrida, sempre dá errado. Nosso cérebro não é especialista nisso.
O Elyson, colaborador do Tomo dos Pais, usa uma dinâmica parecida para economizar tempo no trabalho.
Cada marcação tem uma descrição explicando em detalhes o que é a tarefa. E cada cor corresponde a um núcleo:
- Verde são campanhas de marketing.
- Azul são reuniões.
- Roxo são redes sociais.
- Vermelho são tarefas de redação.
São dois métodos diferentes – e ainda existem outros. Teste e descubra qual funciona melhor para você.
Se preferir, pode fazer essa organização em agenda, caderno, ou usando post-its em um mural, por exemplo.
A vantagem do Google Calendar é que, por ser digital, é acessível de qualquer lugar e tem uma série de automações, como enviar um lembrete faltando 10 minutos para certos compromissos, por exemplo.
Estabeleça até 3 prioridades por dia
Quando tudo é prioridade, nada é prioridade. 🧠
Essa frase quer dizer que você precisa focar sua energia em solucionar o que mais importa. Ou corre o risco de não fazer as tarefas mais importantes.
Se tiver mais do que 3 prioridades, a tendência é que você divida a sua atenção e demore mais em cada tarefa. Ou sinta-se pressionado a fazer tudo correndo para dar conta.
Você pode até listar dúzias de itens ao planejamento para não esquecer de nada, mas não pense que conseguirá fazer tudo ou acabará se frustrando.
Imprevistos e tarefas não-planejadas aparecem e podem derrubar os seus planos para o dia, mas não devem impedir que você cumpra suas prioridades.
Escolha a tarefa certa para começar
Não é uma regra absoluta, mas muitas pessoas recomendam começar pela maior pedra no sapato.
Se deixar a atividade mais difícil do dia para depois, as chances de procrastinar são maiores.
Outros costumam iniciar pela tarefa mais importante. Assim o restante do dia fica mais leve.
Uma outra estratégia é começar por 1-2 tarefinhas bem rápidas e fáceis, pois ao termina-las, irá se sentir motivado e lhe darão um gás para atacar as mais difíceis. 💪
Use a regra dos 2 minutos
Se uma tarefa pode ser feita em 2 minutos ou menos, faça na hora. Não agende para ser feita depois, apenas execute.
Assim você não esquece, ela não fica ocupando a sua cabeça pelo resto do dia, nem perde a mesma quantidade de tempo anotando a tarefa em algum lugar.
Planeje-se com antecedência
Faça uma lista rápida das prioridades de amanhã assim que terminar o expediente. Ou então antes de dormir. Outros preferem fazer o planejamento pra semana inteira no domingo.
Mas seja o mais simples e objetivo possível nessa lista de tarefas e escreva como se fosse uma lista de compras, começando pelo mais importante.
Isso ajuda a delimitar o seu foco. Você começará o dia sabendo o que deve fazer, economizando tempo de planejamento no dia-a-dia, e também o esforço mental de trocar o cérebro do “modo execução” pro “modo planejamento” toda hora.
Mas não exagere na hora de montar o planejamento. Se criar uma lista com 100 tarefas, nem a pessoa mais organizada dá conta, e você acabará frustrado sem necessidade. 😅
Use ferramentas de gerenciamento de tarefas
Elas economizam tempo durante o dia porque funcionam como lembrete para as atividades, ajudam a acompanhar o progresso, permitem atribuir responsabilidades, se conectar com outras pessoas da equipe, e por várias outras vantagens.
Além do Google Calendar, que já mencionei no início deste post, você pode usar:
- Para comunicação: Slack, Discord ou Microsoft Teams.
- Para gestão de tarefas: Asana ou Trello.
- Para gestão de tempo: Clockify ou TimeCamp.
Faça uma atividade de cada vez
Fazer várias coisas ao mesmo tempo é bacana, mas não é o ideal. Pesquisas já comprovaram que multitasking é um mito.
Ao fazer uma atividade por vez, você se concentra, produz mais, e trabalha mais rápido.
Juntando com a dica sobre priorizar as tarefas mais importantes: separe o início da manhã para sua maior prioridade. Quando concluir, faça uma pequena pausa e inicie a próxima.
Faça pausas
É impossível manter a produtividade se ficar trabalhando por horas, sem parar. Você não é um robô!
Tire alguns minutos entre as tarefas para fazer algo que descanse seu corpo ou mente. Por exemplo:
- Tome ar fresco.
- Busque um copo de água gelada.
- Faça uma caminhada de 5 minutos.
- Se alongue ou brinque com seu gato ou cachorro.
Pode não parecer mas isso acaba economizando tempo, porque você dá um reset no seu cérebro, voltando mais descansado e com mais disposição.
Isso também é recomendado por médicos para pessoas que trabalham o dia todo na frente do computador, trazendo benefícios tanto para sua coluna quanto para os seus olhos.
Mas cuidado para o descanso não virar procrastinação. Não fique muito tempo parado e não faça pausas no meio de atividades importantes.
Utilize a técnica Pomodoro
É um método famoso para conciliar os tempos de produção com as pausas. Funciona bem tanto para trabalhos quanto para estudos.
Consiste em organizar a rotina da seguinte forma:
- Trabalhar com foco total durante 45 minutos.
- Fazer um intervalo de 15 minutos.
- Repetir durante todo o dia.
“Foco total” quer dizer trabalhar sem nenhuma distração. Sem celular, e-mail, mensagens de colegas de trabalho, nada.
E depois, descansar fazendo algo completamente aleatório, como assistir a um vídeo no YouTube ou jogar um pouco no celular.
Você pode mudar o tempo de acordo com o que funciona melhor para você, mas sempre mantendo uma proporção parecida. Por exemplo, 1 hora de trabalho direto e 30 minutos de descanso.
Este é um resumo bem bacana da técnica:
Elimine as distrações
As distrações são as maiores inimigas de quem não tem tempo.
Talvez você cheque o WhatsApp porque “talvez seja uma mensagem importante”. Ou acaba sem querer pegando o celular e entrando no Instagram porque foi ver se era notificação de um email do trabalho.
O primeiro passo é identificar o que toma tempo e depois eliminar esta distração. Por exemplo:
- Se joga muito videogame, deixe guardado na caixa durante o horário de trabalho.
- Se assiste muita televisão, tire as pilhas do controle remoto.
- Se usa muito WhatsApp, deixe o celular longe de você.
- Se abre o e-mail com frequência, desative as notificações.
Estas são boas dicas para eliminar as principais distrações:
- Coloque o celular no modo “não perturbe”. Pode até deixar em outro cômodo, ou colocar a tela para baixo para nem ver que chegou uma notificação.
- Feche Skype, Discord, e-mail, e desative as notificações do celular.
- Feche todas as abas do navegador que não estejam relacionadas com o que você está fazendo.
- Use fones de ouvido com bom isolamento acústico, para não ouvir o ruído de fora.
- Use alguma extensão para bloquear acesso a sites de entretenimento ou de redes sociais.
Responda as mensagens certas
Não tem problema demorar para responder alguma mensagem ou ligação quando você estiver em seus momentos de foco.
Responda na hora se:
- For algo importante e urgente.
- For algo que tomará apenas 2 minutos ou menos do seu tempo.
Caso contrário, crie um lembrete de “responder fulano” na agenda e continue o que está fazendo. De preferência apertando apenas 2 teclas, como ensino aqui.
Responda apenas quando terminar. Ou durante as pausas, se usar a técnica Pomodoro que explicamos anteriormente.
Mas também não fique dias sem responder, para não travar o trabalho de outra pessoa. 😉
Tenha perfis profissionais e pessoais
Uma excelente dica para economizar tempo durante o dia é ter dois perfis no computador.
- Um deles será o seu perfil de passar o tempo. Terá tudo o que você gosta de fazer: filmes e séries, Netflix, seus jogos preferidos, as suas fotos etc.
- O outro será o seu perfil de trabalho. Ele terá apenas os aplicativos que você usa para trabalhar, os documentos importantes, ou o seu material de estudos.
Além de limitar o seu acesso às distrações, também ajuda o seu cérebro a fazer a troca do “modo trabalho” para o “modo lazer”.
Faça as tarefas chatas mais cedo
Tente separar a parte da manhã para fazer as atividades mundanas que precisa fazer fora de casa: compras no mercado, passar no banco, ir ao dentista, essas coisas. Se possível, acorde mais cedo para isso.
Isto economiza tempo porque evita filas e o trânsito dos horários de pico. E não tira tempo de alguma atividade prazerosa.
Principalmente no caso das consultas médicas, se você for o primeiro, não vai ter nenhuma consulta atrasada antes de você. Então a tendência é que você seja atendido sempre no horário combinado. 🧠
Aplique a Matriz de Eisenhower
Este método ajuda a identificar quando algo é realmente importante e precisa da sua atenção.
👇 Funciona assim:
Muitas tarefas podem parecer mais relevantes do que são de verdade. Por isso, sempre que surgir algo, tente parar por uns segundinhos para ver em qual quadrante se encaixa.
Faça uma lista de compras
Economiza tempo porque evita o pensamento de “putz, será que estou esquecendo algo?” ou “o que precisa comprar mesmo?”. Afinal, basta olhar para a lista e ir direto nos corredores certos.
Também evita ter que sair de casa correndo pra ir no mercado porque esqueceu de comprar algo que precisava.
E se você costuma ir ao supermercado com fome, a lista ajuda a economizar dinheiro também. 💸
Crie uma rotina de sono e siga à risca
Pode não ser intuitivo mas dormir bem é um dos segredos para economizar tempo. Durma sempre cerca de 8 horas por dia. De preferência todos os dias no mesmo horário.
Estas são algumas boas práticas para ter um bom sono:
- Cerca de 1h antes de dormir, desligue todos os eletrônicos.
- Se arrume para dormir com calma – tome um banho, escove os dentes, faça seu skin care, etc.
- Apague ou diminua as luzes do quarto.
- Faça meditação, leia um livro, ou qualquer outra atividade calma antes de dormir.
Tudo isso ajuda o organismo a se preparar para a hora de dormir. Evite ficar no celular ou jogando até tarde.
Muitos gurus falam que “o segredo dos milionários é acordar às 5h todos os dias”. Nem sempre é assim: cada pessoa tem horários em que é mais produtiva.
Concentre-se em dormir bem e uma quantidade de horas suficientes, não importa o horário de deitar ou acordar.
Não use o celular antes de dormir, nem ao acordar
Antes de deitar, tire o celular do quarto. Coloque em outro cômodo e deixe lá até de manhã. Tem gente que compra um despertador simples e barato para não precisar do celular para acordar.
Dessa forma você evita estímulos dos conteúdos que lê no celular, diminui exposição à luz azul, e pegará no sono com mais facilidade.
E também ajuda a dormir mais horas por dia. Muitas pessoas ocupadas tendem a dormir menos para fazer algo que não deu tempo durante o dia, como ver o Twitter ou jogar alguma coisa.
Além de evitar correr o risco de ficar meia-hora no celular quando pega-lo para desligar o alarme.
Exclua as redes sociais do celular
Instagram, Twitter, Facebook, e TikTok são planejados para te segurar na tela o máximo de tempo possível. Por isso, tente não cair na tentação de “dar só uma olhadinha”.
Acesse apenas pelo computador, em horários específicos do dia. Por exemplo: por meia hora depois do trabalho, ou apenas aos finais de semana.
Se acha que não consegue resistir, tente fazer isso durante uma semana. Ou use um aplicativo que limita quanto tempo você pode passar nesses apps por dia.
Ao final da semana, reflita sobre a economia de tempo ou até mesmo benefícios relacionados a ansiedade.
Tenho certeza que ficará cada vez mais longe dessas redes viciantes.
Desative as notificações irrelevantes
Quem nunca perdeu algum tempo fuçando cardápios de restaurantes só porque chegou aviso de cupom, que atire a primeira pedra, né? 😅
Sempre que uma notificação irrelevante chegar, clique nela e desative-a. Alguns exemplos são alertas de SMS, lembrete de conteúdo novo no TikTok, ou ofertas de bancos.
No meu aparelho, tocando por alguns segundos na notificação, aparecem as configurações de ocultar. Costumo deixar só o que é realmente necessário.
E isso também serve para os emails, sempre que fizer sentido clique em “unsubscribe” para parar de receber emails inúteis.
Delete aplicativos que você não usa no celular
A lógica é a mesma das notificações: quanto menos, melhor. Delete os apps que você não usa há meses.
Diminui a quantidade de notificações, mensagens não lidas, e possibilidades de distração quando você tiver algo importante para fazer.
Aprenda a gerenciar seus e-mails de forma eficaz
Minha caixa de entrada é organizada com 2 etiquetas: “a fazer” e “aguardando resposta”.
A ideia é limpar a caixa de entrada principal, resolver na hora o que levar menos de 2 minutos para ser feito, deletar o que for inútil (apertando apenas 1 tecla pra isso) e rapidamente separar os e-mails importantes em uma das 2 categorias.
Isso economiza tempo de gerenciar os e-mails todos os dias. No meu blog pessoal eu fiz um post explicando como gerenciar seus e-mails dessa forma super eficaz.
Pode parecer complicada mas muitos amigos meus hoje em dia também usam esse método e dizem que mudou a vida deles!
Recompense a sua produtividade
No final de um dia bem produtivo, faça algo que você gosta, sem a preocupação de “eu poderia estar produzindo mais”.
Vá ao cinema, saia para passear com algum amigo, ou jante fora. Também é importante celebrar as pequenas conquistas.
Isso também servirá para lhe motivar futuramente.😉
Saiba quando parar
Chega um ponto em que a produtividade realmente cai, normalmente no final do dia, ou no final de uma semana estressante.
Se você estiver demorando demais para fazer algo que normalmente leva pouco tempo, pode ser um sinal de que é melhor parar.
Faça uma pausa longa, de 1 ou 2 horas, tire um cochilo, ou vá dormir. Lembre-se: descanso não é preguiça. Esse tempo de recuperação de energia, lhe permitirá a voltar com alta produtividade.
Virar a noite ou dormir poucas horas por múltiplos dias para resolver os pepinos é uma solução de curto prazo. De vez em quando tudo bem, mas se virar hábito, no longo prazo você não estará economizando tempo durante o dia, é um tiro no pé.
Logo você ficará cansado e a produtividade tende a cair mais, ou pior ainda poderá acabar sofrendo um possível burnout.
Divida suas obrigações em pequenas tarefas
Dica para quem tem preguiça de começar algo: comece aos poucos. Algumas tarefas podem parecer enormes, cansativas ou complexas demais, o que nos desanima a sequer começa-la.
Quebrando em tarefas pequenas, você quebra essa barreira inicial. Veja alguns exemplos:
- “Ler toda noite” se transforma em “ler pelo menos uma página antes de dormir”.
- “Fazer 30 minutos de ioga” se transforma em “me alongar no tapete de ioga”.
- “Estudar para a prova” se transforma em “organizar minhas anotações”.
- “Dobrar roupa” se transforma em “dobrar os pares de meia”.
- “Limpar a pia” se transforma em “lavar os talheres”.
- “Correr 1h por dia” se transforma em “calçar o tênis e ir pra rua”.
Quando você começar, poderá até pegar o embalo e terminar tudo, pois perceberá que não é tão ruim assim, e é melhor terminar logo.
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