Nem sempre é simples de fazer sendo mãe, mas mudanças simples no seu dia podem mudar bastante tempo. Hoje você conhecerá as estratégias para organizar a sua rotina de mãe sem dor de cabeça!

Não existe um jeito só, até porque tem vários tipos de mãe: que trabalha fora, só cuida da casa, têm filhos de idade diferentes, com e sem redes de apoio…

Mas existem estratégias que valem para todas as pessoas. A partir delas, você conseguirá estabelecer a sua própria rotina hoje mesmo!

Como organizar uma rotina de mãe?

Sem mais delongas, veja as estratégias fundamentais para montar uma lista de tarefas. A partir delas, você conseguirá dividir melhor seu tempo e dar conta dos afazeres sem perder tempo pensando em qual é a próxima prioridade.

Os 5 passos básicos da rotina de mãe

Parece muita coisa, mas respire fundo e comece aos poucos, se precisar. Salve este post nos favoritos e ver os próximos passos, sempre que conseguir avançar na rotina.

1. Anote tudo o que você faz atualmente. Separe por dias, desde a hora que acorda até quando vai dormir.
2. Defina as prioridades. Levar os filhos na escola, tempo de trabalho, fazer almoço, limpar a cozinha, essas coisas.
3. Crie um calendário. Anote os dias da semana e encaixe as atividades ali. Lembre de deixar espaços em branco e períodos para cuidar de si.
4. Se não sobrar espaço para tudo, divida as tarefas em ações menores e pense em estratégias específicas para os pontos que estiverem “travando” a agenda. Nessa hora, também vale dividir as tarefas de casa com a família!
5. Depois que tiver o calendário pronto, siga a rotina durante uma semana. Veja se funciona, revise e faça os ajustes necessários.

Veja detalhes de como criar uma rotina neste post. É sobre rotinas para filhos, mas também tem dicas importantes para as mães.

Exemplos prontos de rotinas de mãe

Que tal ver como as rotinas ficam no papel? Veja exemplos para situações comuns: mães que trabalham, mães com bebê, e mães com dois filhos.

Inspire-se nelas e adapte conforme for necessário! Inclua os horários com base em quando a sua família acorda de manhã e os filhos vão para a escola.

São rotinas para os “dias comuns”, mas lembre-se de incluir eventos especiais de vez em quando também, como um jantar diferente, uma viagem com a família, ou uma noite para relaxar com seu companheiro ou companheira.

Rotina de uma mãe que trabalha

Manhã:

• Fazer alguns minutos de exercício físico.
• Acordar o filho.
• Preparar o café da manhã.
• Ajudar o filho a se arrumar.
• Tomar um banho rápido.
• Levar o filho para a escola.
• Ir ao trabalho.
• Almoçar.

Tarde

• Tempo livre pós-almoço.
• Volta ao trabalho.
• Pegar o filho na escola.
• Conversar com o filho sobre como foi o dia.

Noite

• Tomar banho.
• Dar banho no filho.
• Jantar em família.
• Assistir a um filme juntos.
• Colocar o filho na cama.
• Tempo livre.
• Preparar as atividades do próximo dia.
• Dormir.

Dica: se você faz trabalho remoto, ou cuida da casa, também pode seguir essa rotina sem dificuldades.

Rotina de mãe de bebê

Manhã:

• Acordar (antes do bebê, aproveitando sozinha os primeiros minutos do dia).
• Acordar seu filho.
• Trocar a fralda e troque de roupa.
• Preparar e dê o café da manhã para o bebê.
• Brincar com ele e coloque para dormir.
• Quando o bebê estiver sozinho, fazer tarefas de casa.
• Acordar o bebê e dê de mamar.
• Tempo livre até a hora de fazer o almoço.

Tarde

• Preparar o almoço.
• Colocar o bebê para dormir.
• Acordar o bebê e dê de mamar.
• Brincar com ele ou sair de casa para um passeio.
• Passar um tempo com a família.
• Ficar de olho no bebê e começar a preparar o jantar.

Noite

• No início da noite, dar banho no bebê (aproveite para tomar banho também).
• Alimentar o bebê.
• Prepare o quarto para ele dormir.
• Quando ele dormir, fazer as tarefas de casa que faltaram.
• Preparar roupas, alimentos e rotina do dia seguinte.
• Relaxar até a hora de dormir.

Dica: bebês tiram muitas sonecas ao longo do dia. Aproveite para fazer outras atividades nessa hora, ou dar uma descansada.

Quando ele chegar na idade de brincar sozinho, use esse tempo para afazeres simples de casa (mas não esqueça de supervisioná-lo).

Rotina de mãe de dois

Aqui não tem como definir uma rotina exata porque depende muito da idade das crianças. Use os exemplos acima como base e siga as dicas abaixo para criar a sua.

• Se tiver dois filhos em idade escolar, siga a rotina da mãe que trabalha.
• Se a diferença de idade for maior, combine a rotina da mãe que trabalha e a da mãe de bebê.
• Distraia seus filhos enquanto faz as tarefas domésticas. Mas sempre tendo atenção ao tempo de tela deles. Priorize brinquedos ou conversas ao invés de dar o celular ou tablet na mão deles.
• Aproveite quando eles estiverem brincando, fora de casa ou dormindo para adiantar as partes mais burocráticas do seu dia, como os serviços de casa.

Como se tornar uma mãe mais organizada?

O segredo para ter uma rotina de mãe é encontrar brechas para planejar tudo com antecedência. Assim sobra mais tempo para curtir a família sem ficar pensando se esqueceu de algo.

Sendo mãe, você não tem horas sobrando no dia, né? Especialmente se tem filhos pequenos, trabalha fora, não tem uma rede de apoio, ou é mãe de primeira viagem. Por isso, tem que fazer cada minuto valer.

Veja abaixo algumas ferramentas que te ajudarão nessa missão. São várias estratégias para otimizar o tempo, ajudar a seguir a rotina de mãe e lidar com os “pepinos” do cotidiano.

Se você quer mais uma ajudinha para se organizar… Assinar o Tomo dos Pais te ajudará muito. É uma newsletter com conteúdos personalizados para a sua família, com várias dicas de passeios e atividades para fazer com os filhos. Basta uma olhadinha no e-mail e você saberá na hora como entreter, divertir e estimular o seu filho. E pode começar grátis!

Use calendários digitais

Na minha opinião, essa é a melhor ferramenta para se organizar. Usando o Google Calendar você pode marcar os compromissos e tarefas da rotina e receber notificações direto no celular!

Também pode configurar notificações no computador e até em smartwatches. Ideal para as mães mais digitais!

Mesmo se você não tiver muito contato com tecnologia, é fácil começar a usar.

Aqui tem dois exemplos. O primeiro é o meu calendário pessoal, com compromissos importantes em verde e os lembretes em vermelho. Perceba que nem sempre os nomes das tarefas são certinhos. O mais importante é lembrar de fazer!

Abaixo, o calendário do Elyson, colaborador do Tomo dos Pais. Cada cor representa uma categoria diferente de trabalho.

Que tal testar também? Você pode anotar as apresentações do seu filho no colégio, ou os horários para levar e buscar da creche.

Essa organização também funciona em papel. Mas prefiro o calendário do Google porque é gratuito e fácil de fazer alterações quando precisa.

Veja mais 25 dicas de como economizar tempo no dia a dia e se manter organizada!

Prepare-se para o dia seguinte na noite anterior

Tente sempre estar pelo menos um dia na frente. Quando colocar seus filhos na cama, arrume as lancheiras, garrafas de água, marmitas e o que mais precisar. Se for possível, faça o mesmo lanche para todos, para poupar tempo.

Você também pode deixar as roupas separadas no dia anterior. Deixe a roupa que vai usar no trabalho fora do armário e separe o uniforme da escola das crianças.

As manhãs de uma mãe costumam ser o período mais estressante do dia, mas fazendo isso você começa com o pé direito!

Faça uma lista de tarefas

Antes de dormir, separe 5 minutos para anotar tudo o que você precisa fazer no dia seguinte. Pode ser na agenda, WhatsApp, bloco de notas do celular, onde quiser. Assim você não perde tempo pensando no que precisa fazer.

Além disso, riscar os itens da lista conforme concluir é bom demais. Isso causa um efeito de motivação bem forte.

Inclua tempo livre na rotina

Não tente colocar tarefas em literalmente todos os momentos do seu dia. Uma rotina de mãe equilibrada também tem espaços em branco.

Precisa disso porque nem tudo sai como o planejado, então é bom ter brechas para improvisar. E também ajuda a descansar a mente. Bate um cansaço danado abrir a agenda e ver que não tem um espacinho pra respirar!

Se você sente que não tem tanto tempo livre assim… Assinar o Tomo dos Pais te ajudará muito. É uma curadoria de conteúdo personalizado para a sua família, com várias dicas de passeios e atividades para fazer com os filhos. Basta uma olhadinha no e-mail e você saberá na hora como entreter, divertir e estimular o seu filho. E pode começar grátis!

Planeje as refeições

Se você cozinha, separe um tempo para planejar as refeições dos próximos dias. Anote o que quer fazer no café da manhã, almoço e jantar.

Assim você poupa muito tempo no supermercado: você vai uma vez só e traz tudo, sem andar pelos corredores pensando no que precisa comprar. Nem chega aquela situação de fazer a comida e ter que inventar algo na hora.

Se a sua família não se importar com comida requentada, faça marmitas e congele. Cozinhe em grandes quantidades, uma ou duas vezes na semana e congele. Chame a família para ajudar a lavar a louça e dar uma conversada sobre a semana, e seus próximos dias ficarão bem mais leves!

Acorde antes dos seus filhos

É difícil fazer isso todos os dias, mas faz bastante diferença. Mesmo se forem só 15 minutos, é um tempo exclusivamente seu, sem barulho e sem ninguém te pedindo nada.

Aproveite esse tempo para ler um livro, fazer um skincare, ou tomar uma xícara de café com tranquilidade.

Defina datas para as tarefas de casa

Não deixe as tarefas para quando tiver tempo sobrando. Você se perderá no caminho ou não conseguirá priorizar o que mais importa na hora.

Defina prazos, dias e horários para as tarefas principais. Por exemplo, varrer a cozinha sempre depois do almoço; trocar os lençóis toda sexta-feira; tirar o lixo toda segunda-feira, etc.

Divida as tarefas

Cuidar da casa não é obrigação da mãe. Todos devem ajudar. Separe atividades para cada pessoa da casa.

Inclusive para os seus filhos! Distribua tarefas de acordo com a idade deles. Pode ser guardar os brinquedos, arrumar a mesa para o jantar, ou enxugar a louça. Quanto antes esse hábito começar, melhor.

Se tiver condições, considere também contratar serviços que te ajudem com os afazeres. Pode ser uma diarista, ou comprar almoço fora de vez em quando.

Separe trabalho e vida pessoal

Esqueça o trabalho fora do horário. Se você não faz plantão, desligue da empresa quando der o seu horário de saída. Assim você consegue se concentrar de verdade no que precisa.

A dica também vale para quem faz home office ou apenas cuida da casa. Quando estiver nos afazeres de casa, desligue as notificações. E quando estiver relaxando, esqueça as tarefas!

Tenha momentos para trabalhar, e momentos para relaxar ou curtir a família. Se preferir, pode ter até horários de descanso na sua rotina. E, quando der essa hora, desligue-se de tudo.

Muitas mães não reservam tempo para sua vida pessoal, ou para se cuidar. As consequências são desgaste e estresse, que se refletem em dificuldade de se organizar e sensação de que não sobra tempo pra nada.

Se você tem problemas deste tipo, leia nosso guia sobre como equilibrar família e trabalho!

Construa uma rede de apoio

Sabe aqueles contatos de emergência que você preenche em alguns cadastros, como de matrícula dos filhos na escola?

A lógica aqui é a mesma: tenha pelo menos duas pessoas que você pode chamar quando tiver um imprevisto.

Pode ser o seu parceiro ou parceira, seus pais, ou amigos próximos e de confiança.

Ter alguém para olhar os filhos enquanto você vai à farmácia, ou fazer almoço em um dia cheio, ajuda a manter a vida organizada.

Desapegue

Pense em cada espaço da sua casa e se você precisa de tudo o que está nele. Móveis, roupas, decorações, talheres e afins.

Quando você tem menos coisas, sobra mais espaço. Portanto, fica mais simples manter os ambientes organizados.

Periodicamente separe roupas e itens de casa para doação. Isso deixa sua vida mais organizada e ainda ajuda quem precisa.

Aplique a matriz de Eisenhower

O nome é diferente, mas o conceito é bem simples. Esse é um método para delegar tarefas no trabalho, mas que também pode te ajudar a montar sua rotina de mãe.

O método funciona como na imagem abaixo:

Várias coisas surgem em cima da hora, mas nem todas são importantes. Sempre que isso acontecer, reflita e veja em qual caixa se encaixa. Depois, tome a ação adequada.

Só não resolve a situação clássica da criançada pedindo cartolina em cima da hora…

Espero que este post tenha te ajudado!

Tempo para lidar com tudo é um dos principais desafios enfrentados pelas mamães. Mas com uma boa rotina e com colaboração de todos, fica mais fácil!

Comente aqui embaixo se você seguiu algumas destas estratégias e qual foi o resultado! Se você tem outras táticas, compartilhe também, pois tenho certeza que muitas mães adorariam saber.

Saber como equilibrar família e trabalho é um desafio. De um lado, o desejo de dar cada vez mais conforto para as pessoas queridas. Do outro, o medo ou culpa de perder festinhas de aniversário, primeiro passeio de bicicleta, ou apresentações do colégio.

Neste texto você aprenderá como encontrar um meio-termo saudável.

A resposta mais óbvia seria trabalhar menos. Mas como esta não é uma possibilidade para muitas pessoas, a melhor forma de conciliar a vida profissional com a vida familiar é se organizar para ser mais produtivo.

Não existe uma receita de bolo. Cada pessoa deve definir suas prioridades e aos poucos ir adaptando a rotina até encontrar seu próprio equilíbrio.

Como dividir melhor o tempo entre família e trabalho?

Antes de tudo: lembre que o conceito de equilíbrio é diferente para cada pessoa.

Tem gente que acha que 6 horas diárias de trabalho é o ideal para ter tempo para a família. Outras pessoas conseguem se sentir presentes mesmo trabalhando 8 ou 9 horas por dia, por exemplo.

Por isso, o primeiro passo para equilibrar família e trabalho é definir as suas prioridades e entender o que é equilíbrio para você.

Depois, deve adaptar toda a sua vida em torno destes objetivos, para alcançá-los sem sacrificar as finanças ou a sua relação com os filhos. Veja abaixo como fazer!

Defina o que é importante

Se você não tem tempo de fazer tudo o que quer, precisa decidir o que vale mais a pena, ou seja, priorizar, e focar suas energias nisso.

Pergunte-se:

• Fazer hora extra para economizar dinheiro para a faculdade do filho, ou passar mais tempo fazendo a lição do colégio com eles?
• Atender aquela ligação do trabalho depois do expediente ou assistir mais um episódio de One Piece com a família?
• Ter mais uma fonte de renda ou passar mais tempo com os filhos nos finais de semana?

Não existem respostas certas ou erradas. Existe o que é mais importante para você no momento.

Para descobrir, reserve um tempo para pensar nisso. Depois faça o seguinte:

1. Escreva todos os seus objetivos em um papel e classifique-os por ordem de importância.
2. Analise a sua rotina e defina em quantos objetivos consegue se concentrar ao mesmo tempo. Priorize sempre os objetivos do topo da lista.
3. Em uma nova folha, anote todos os sacrifícios que vêm junto das escolhas. Por exemplo: se escolher trabalhar menos, pense se o dinheiro fará falta.
4. Veja quais sacrifícios você está disposto a fazer.

Depois desse processo, você terá mais direcionamento para equilibrar família e trabalho de acordo com os seus princípios e valores.

Organize-se em torno das suas prioridades

Planeje-se para o médio e longo prazo. Descubra qual é o passo a passo para alcançar suas prioridades.

Por exemplo:

• Se a prioridade é passar mais tempo por dia com a família, talvez precise procurar outro emprego.
• Se costuma levar trabalho para casa, melhore a produtividade para cumprir tudo em menos tempo.
• Se quer participar de todas as reuniões da escola, planeje sua escala de trabalho para folgar nesses horários.

Em resumo: vá quebrando uma grande tarefa (“passar mais tempo com a família”) em objetivos menores e vá alcançando sempre novas etapas.

Tenha uma rotina produtiva

Este é um planejamento de curto prazo: extrair o máximo de cada hora do seu dia.

É possível que você tenha mais tempo do que imagina, mas por alguma razão não esteja usando direito. 

Por exemplo: se você tem filhos, lavar a louça ou ir ao supermercado podem ser momentos especiais. Ou tomar café da manhã com a sua esposa ou namorada, mesmo que seja rápido.

Algumas dicas para fazer isso:

• Faça um planejamento diário com as atividades mais importantes do dia.
• Antes de dormir, planeje o dia seguinte.
• Se tem uma tarefa que demora até 2 minutos, faça imediatamente para não acumular.
• Deixe o celular longe da cama para não usar antes de dormir e ao acordar.
• Trabalhe com todas as notificações desligadas e o celular no modo silencioso.

Se quiser mais detalhes, recomendo o texto abaixo, aqui do blog do Tomo dos Pais. São 26 ações práticas para ser mais produtivo.

Tenha pequenos rituais

Rituais são hábitos que viram rotina e ajudam a manter o equilíbrio. Pode ser qualquer coisa que te dê prazer e esteja ligada às suas prioridades.

Por exemplo:

• Colocar sempre os seus filhos na cama.
• Almoçar com a família toda reunida, sem TV e sem celular.
• Fazer uma noite do cinema toda sexta-feira.
• Separar 1 hora por dia para cuidar da pele.

Se repetir por várias semanas, nunca mais sairão da sua agenda. E sempre que aparecer algo neste horário, a resposta será “não posso, tenho um compromisso nesse horário”.

Isso ajuda a equilibrar família e trabalho porque cria separações para os dois momentos.

Faça o máximo possível para ter rituais sozinhos e outros com a família, e se esforce para não quebrá-los.

Separe o tempo do trabalho e da família

Quando estiver trabalhando, dê os seus 100%. Tente não sentir culpa por não estar com a família. 

Eu sei que é difícil, mas pense no seguinte: se você terminar tudo com antecedência, sobra tempo de mandar mensagem ou áudio no WhatsApp falando para o seu parceiro ou filhos que os ama.

E quando estiver em casa, esqueça que o trabalho existe. Ignore as mensagens, e-mails e ligações sempre que possível. Se for algo muito importante, terá insistência. Se não for, pode esperar até amanhã.

Equilibrar família e trabalho é saber virar a chave quando necessário.

Crie um calendário para a família

Para algumas pessoas soa estranho planejar o tempo livre com antecedência. Mas é uma boa maneira de passar tempo de qualidade sem interferir no trabalho.

Reúna a família, vejam quais horários têm disponíveis, e anotem o que vocês gostariam de fazer juntos.

Talvez na hora mudem de ideia, mas como já separaram esse tempo para vocês, farão algo juntos ainda assim.

Façam isso a cada semana, ou a cada mês. Assim, você terá um tempo reservado para a família, e ficará mais fácil adiar qualquer outro compromisso para não prejudicar esse tempo.

Converse com sua família sobre o trabalho

Dica boa para os pais e mães: mostre o seu trabalho para eles. Se você trabalhar de casa, os traga para algumas reuniões, ou trabalhe um dia por semana na companhia deles.

Se trabalha fora, converse sobre a sua rotina e sobre o que você faz. Se possível, leve-os até o seu local de trabalho.

Assim eles entendem que o trabalho não é “inimigo”. E a sensação de culpa por não estar presente tende a diminuir.

Peça ajuda nas atividades domésticas

Faça uma lista de atividades de casa e divida com seu parceiro. Sobra mais tempo livre para curtir junto depois que todos terminarem.

Se o seu companheiro não tem esse hábito, este texto tem boas dicas para fazê-lo ajudar em casa.

Seus filhos também podem participar, de acordo com a idade. Os menores podem guardar os brinquedos, e os adolescentes podem limpar o quarto.

Inclusive, essa é uma excelente oportunidade de passar tempo de qualidade com os filhos. Vocês podem conversar sobre o dia, sobre o colégio, fofocar sobre as paqueras, e por aí vai.

Desligue o celular

Tente criar o hábito de desligar o telefone por algumas horas todos os dias. Ao final da semana, se surpreenderá com quanto tempo economizou.

Muitas vezes, checamos as notificações por puro hábito. Isso toma tempo e nos distrai do que realmente importa.

Vale até fazer um combinado para todos desligarem os eletrônicos juntos por umas horas no final de semana. Curtir a família fora das telas é um jeito super legal de curtir uma tarde de sábado ou domingo!

Comece devagar

Equilibrar família e trabalho requer tempo para adaptar a rotina e mudar hábitos. Se fizer tudo de uma vez, pode se frustrar ou achar que não é possível.

Defina pequenas metas e aos poucos vá aumentando.

Que tal começar passando 1 hora de qualidade todos os dias com a família? Aposto que você consegue!

Delegue tarefas

Quando o tempo estiver realmente curto, peça ajuda.

Peça para a sua mãe ou sogra fazer o almoço uma vez ou outra, para passar tempo com as crianças.

Ou para algum colega resolver algum pepino depois do trabalho. Nesse caso, prepare-se para devolver o favor.

Ou então contrate alguém para limpar a casa para você de vez em quando.

Nem sempre é possível (e em alguns casos, custa mais caro). Mas se tiver condições, faça de vez em quando. Afinal, o dinheiro volta mas o tempo não.

Por que é importante conciliar vida profissional e pessoal?

Se você está lendo esse texto, não preciso te convencer, certo?

Ainda assim, quero fazer uma reflexão: qual história você quer contar?

Segundo esta matéria da Revista Galileu, os maiores arrependimentos ao final da vida são:

1. Viver a vida como os outros quiseram.
2. Ter trabalhado demais.
3. Ter falado pouco sobre os próprios sentimentos.
4. Perder contato com amigos.
5. Não ter se permitido ser feliz.

De certa forma, todos estão relacionados com equilibrar família e trabalho – alguns mais, outros menos.

Um exemplo que gosto é o clássico “eu trabalho muito para guardar dinheiro para a faculdade dos meus filhos”. Será que este é o melhor caminho, ou é mais interessante estar presente para dar condições para eles alcançarem isso sozinhos?

Quando você estiver velho, olhará para trás com a sensação de dever cumprido? Ou terá algum arrependimento parecido com esses da lista?

É uma discussão interessante e que não tem resposta certa. Qual sua opinião? Escreva aqui nos comentários!

Como administrar trabalho e filhos?

Além das dicas deste texto, existem outras estratégias para organização de tempo e rotina para pais ocupados. Veja algumas:

1. Tenha horários de foco total no trabalho.
2. Descubra o que mais toma o seu tempo.
3. Compartilhe as pequenas atividades diárias com seus filhos.
4. Quando estiver longe dos filhos, conecte-se com eles por mensagens ou áudios.
5. Organize-se com antecedência.
6. Pratiquem esportes juntos.
7. Criem projetos pessoais em comum.
8. Cozinhem e comam juntos.

Esses pontos e outros estão explicados em detalhes em outro texto aqui do blog. Recomendo muito a leitura se você quer mesmo aprender a equilibrar família e trabalho. Os assuntos têm tudo a ver, então as dicas se complementam.

Para ler, basta clicar na foto abaixo.

E se quiser dar um passo além na relação trabalho e filhos, assine o Tomo dos Pais. 

É um serviço de recomendações personalizadas para a sua família. Semanalmente, você recebe dicas de educação, dicas para criação dos filhos, sugestões de passeios e atividades para fazer juntos, e muito mais.

Se você chegou até aqui, significa que está muito ocupado, então serei direto: neste post você aprenderá como economizar tempo durante o dia de forma prática.

Tem dicas para quem procrastina e para quem tem uma rotina muito cheia. Você pode aplicá-las nos afazeres de casa, estudos, trabalho ou qualquer outra atividade que deseje melhorar sua produtividade. 

Se conseguir aplicar algum destes métodos e poupar pelo menos 10 minutos todos os dias, você verá que fará uma grande diferença ao final do mês.

Organize suas tarefas

A lista de tarefas economiza tempo porque restringe o seu foco no que precisa ser feito naquele momento, separando bem o momento de planejamento e de execução, além de diminuir as chances de esquecer algo.

Existem várias formas de organizar suas tarefas. No blog do Tomo dos Pais, uma das ferramentas que usamos é o Trello.

Uma ferramenta gratuita onde você poderá criar um quadro para cada projeto, e neles criar cartões para cada tarefa, com descrição detalhada, checklists, datas de conclusão, responsáveis específicos e muito mais.

Um exemplo de organização das colunas de um projeto é este acima, com 5 colunas:

• Backlog: tarefas que serão feitas no futuro, não são prioritárias.
• Na fila: as próximas atividades do blog, o que tem prioridade para ser feito.
• Em andamento: os textos e outras tarefas que estão em andamento.
• Aguardando revisão: materiais semi-prontos aguardando revisão ou algum toque final.
• Finalizado: o que já está pronto, servindo como um “arquivo” do que foi feito.

O exemplo é mais parecido com o de uma empresa mas essa organização pode ser feita mesmo trabalhando sozinho, ou para tarefas domésticas, por exemplo.

Lembrando que o ato de passar uma tarefa de uma coluna pra outra ajuda na motivação, já que mostra que o trabalho está progredindo.

O executivo Márcio Salmeirão faz parecido para organizar os posts do LinkedIn. Neste post ele mostra o passo a passo.

Organize sua rotina

Organizar as tarefas por dia também ajuda a manter o foco. Afinal, você sabe exatamente o que fazer em cada horário e não corre o risco de esquecer nada.

Eu uso o Google Calendar para isso. Marco os compromissos importantes em verde, pegando o dia todo, e os lembretes em vermelho. Neste post explico o método em detalhes.

Pode parecer meio complicado mas depois que começa a usar, é algo capaz de mudar sua vida, como mudou a minha e de vários conhecidos.

Confiar apenas na memória, especialmente se a rotina é corrida, sempre dá errado. Nosso cérebro não é especialista nisso.

O Elyson, colaborador do Tomo dos Pais, usa uma dinâmica parecida para economizar tempo no trabalho.

Cada marcação tem uma descrição explicando em detalhes o que é a tarefa. E cada cor corresponde a um núcleo:

• Verde são campanhas de marketing.
• Azul são reuniões.
• Roxo são redes sociais.
• Vermelho são tarefas de redação.

São dois métodos diferentes – e ainda existem outros. Teste e descubra qual funciona melhor para você.

Se preferir, pode fazer essa organização em agenda, caderno, ou usando post-its em um mural, por exemplo.

A vantagem do Google Calendar é que, por ser digital, é acessível de qualquer lugar e tem uma série de automações, como enviar um lembrete faltando 10 minutos para certos compromissos, por exemplo.

Estabeleça até 3 prioridades por dia 

Quando tudo é prioridade, nada é prioridade.

Essa frase quer dizer que você precisa focar sua energia em solucionar o que mais importa. Ou corre o risco de não fazer as tarefas mais importantes.

Se tiver mais do que 3 prioridades, a tendência é que você divida a sua atenção e demore mais em cada tarefa. Ou sinta-se pressionado a fazer tudo correndo para dar conta.

Você pode até listar dúzias de itens ao planejamento para não esquecer de nada, mas não pense que conseguirá fazer tudo ou acabará se frustrando.

Imprevistos e tarefas não-planejadas aparecem e podem derrubar os seus planos para o dia, mas não devem impedir que você cumpra suas prioridades.

Escolha a tarefa certa para começar

Não é uma regra absoluta, mas muitas pessoas recomendam começar pela maior pedra no sapato. 

Se deixar a atividade mais difícil do dia para depois, as chances de procrastinar são maiores. 

Outros costumam iniciar pela tarefa mais importante. Assim o restante do dia fica mais leve.

Uma outra estratégia é começar por 1-2 tarefinhas bem rápidas e fáceis, pois ao termina-las, irá se sentir motivado e lhe darão um gás para atacar as mais difíceis.

Use a regra dos 2 minutos

Se uma tarefa pode ser feita em 2 minutos ou menos, faça na hora. Não agende para ser feita depois, apenas execute. 

Assim você não esquece, ela não fica ocupando a sua cabeça pelo resto do dia, nem perde a mesma quantidade de tempo anotando a tarefa em algum lugar.

Planeje-se com antecedência

Faça uma lista rápida das prioridades de amanhã assim que terminar o expediente. Ou então antes de dormir. Outros preferem fazer o planejamento pra semana inteira no domingo.

Mas seja o mais simples e objetivo possível nessa lista de tarefas e escreva como se fosse uma lista de compras, começando pelo mais importante.

Isso ajuda a delimitar o seu foco. Você começará o dia sabendo o que deve fazer, economizando tempo de planejamento no dia-a-dia, e também o esforço mental de trocar o cérebro do “modo execução” pro “modo planejamento” toda hora.

Mas não exagere na hora de montar o planejamento. Se criar uma lista com 100 tarefas, nem a pessoa mais organizada dá conta, e você acabará frustrado sem necessidade.

Use ferramentas de gerenciamento de tarefas 

Elas economizam tempo durante o dia porque funcionam como lembrete para as atividades, ajudam a acompanhar o progresso, permitem atribuir responsabilidades, se conectar com outras pessoas da equipe, e por várias outras vantagens.

Além do Google Calendar, que já mencionei no início deste post, você pode usar:

• Para comunicação: Slack, Discord ou Microsoft Teams.
• Para gestão de tarefas: Asana ou Trello.
• Para gestão de tempo: Clockify ou TimeCamp.

Faça uma atividade de cada vez 

Fazer várias coisas ao mesmo tempo é bacana, mas não é o ideal. Pesquisas já comprovaram que multitasking é um mito.

Ao fazer uma atividade por vez, você se concentra, produz mais, e trabalha mais rápido.

Juntando com a dica sobre priorizar as tarefas mais importantes: separe o início da manhã para sua maior prioridade. Quando concluir, faça uma pequena pausa e inicie a próxima.

Faça pausas

É impossível manter a produtividade se ficar trabalhando por horas, sem parar. Você não é um robô! 

Tire alguns minutos entre as tarefas para fazer algo que descanse seu corpo ou mente. Por exemplo:

• Tome ar fresco.
• Busque um copo de água gelada.
• Faça uma caminhada de 5 minutos.
• Se alongue ou brinque com seu gato ou cachorro.

Pode não parecer mas isso acaba economizando tempo, porque você dá um reset no seu cérebro, voltando mais descansado e com mais disposição.

Isso também é recomendado por médicos para pessoas que trabalham o dia todo na frente do computador, trazendo benefícios tanto para sua coluna quanto para os seus olhos.

Mas cuidado para o descanso não virar procrastinação. Não fique muito tempo parado e não faça pausas no meio de atividades importantes. 

Utilize a técnica Pomodoro

É um método famoso para conciliar os tempos de produção com as pausas. Funciona bem tanto para trabalhos quanto para estudos.

Consiste em organizar a rotina da seguinte forma:

1. Trabalhar com foco total durante 45 minutos.
2. Fazer um intervalo de 15 minutos. 
3. Repetir durante todo o dia. 

“Foco total” quer dizer trabalhar sem nenhuma distração. Sem celular, e-mail, mensagens de colegas de trabalho, nada. 

E depois, descansar fazendo algo completamente aleatório, como assistir a um vídeo no YouTube ou jogar um pouco no celular.

Você pode mudar o tempo de acordo com o que funciona melhor para você, mas sempre mantendo uma proporção parecida. Por exemplo, 1 hora de trabalho direto e 30 minutos de descanso. 

Este é um resumo bem bacana da técnica:

Elimine as distrações

As distrações são as maiores inimigas de quem não tem tempo.

Talvez você cheque o WhatsApp porque “talvez seja uma mensagem importante”. Ou acaba sem querer pegando o celular e entrando no Instagram porque foi ver se era notificação de um email do trabalho.

O primeiro passo é identificar o que toma tempo e depois eliminar esta distração. Por exemplo:

• Se joga muito videogame, deixe guardado na caixa durante o horário de trabalho.
• Se assiste muita televisão, tire as pilhas do controle remoto.
• Se usa muito WhatsApp, deixe o celular longe de você.
• Se abre o e-mail com frequência, desative as notificações. 

Estas são boas dicas para eliminar as principais distrações:

• Coloque o celular no modo “não perturbe”. Pode até deixar em outro cômodo, ou colocar a tela para baixo para nem ver que chegou uma notificação.
• Feche Skype, Discord, e-mail, e desative as notificações do celular. 
• Feche todas as abas do navegador que não estejam relacionadas com o que você está fazendo.
• Use fones de ouvido com bom isolamento acústico, para não ouvir o ruído de fora.
• Use alguma extensão para bloquear acesso a sites de entretenimento ou de redes sociais.

Responda as mensagens certas

Não tem problema demorar para responder alguma mensagem ou ligação quando você estiver em seus momentos de foco.

Responda na hora se:

1. For algo importante e urgente.
2. For algo que tomará apenas 2 minutos ou menos do seu tempo.

Caso contrário, crie um lembrete de “responder fulano” na agenda e continue o que está fazendo. De preferência apertando apenas 2 teclas, como ensino aqui.

Responda apenas quando terminar. Ou durante as pausas, se usar a técnica Pomodoro que explicamos anteriormente.

Mas também não fique dias sem responder, para não travar o trabalho de outra pessoa.

Tenha perfis profissionais e pessoais 

Uma excelente dica para economizar tempo durante o dia é ter dois perfis no computador.

• Um deles será o seu perfil de passar o tempo. Terá tudo o que você gosta de fazer: filmes e séries, Netflix, seus jogos preferidos, as suas fotos etc.
• O outro será o seu perfil de trabalho. Ele terá apenas os aplicativos que você usa para trabalhar, os documentos importantes, ou o seu material de estudos. 

Além de limitar o seu acesso às distrações, também ajuda o seu cérebro a fazer a troca do “modo trabalho” para o “modo lazer”.

Faça as tarefas chatas mais cedo

Tente separar a parte da manhã para fazer as atividades mundanas que precisa fazer fora de casa: compras no mercado, passar no banco, ir ao dentista, essas coisas. Se possível, acorde mais cedo para isso.

Isto economiza tempo porque evita filas e o trânsito dos horários de pico. E não tira tempo de alguma atividade prazerosa.

Principalmente no caso das consultas médicas, se você for o primeiro, não vai ter nenhuma consulta atrasada antes de você. Então a tendência é que você seja atendido sempre no horário combinado.

Aplique a Matriz de Eisenhower

Este método ajuda a identificar quando algo é realmente importante e precisa da sua atenção.

Funciona assim: 

Muitas tarefas podem parecer mais relevantes do que são de verdade. Por isso, sempre que surgir algo, tente parar por uns segundinhos para ver em qual quadrante se encaixa.

Faça uma lista de compras

Economiza tempo porque evita o pensamento de “putz, será que estou esquecendo algo?” ou “o que precisa comprar mesmo?”. Afinal, basta olhar para a lista e ir direto nos corredores certos.

Também evita ter que sair de casa correndo pra ir no mercado porque esqueceu de comprar algo que precisava.

E se você costuma ir ao supermercado com fome, a lista ajuda a economizar dinheiro também.  

Crie uma rotina de sono e siga à risca

Pode não ser intuitivo mas dormir bem é um dos segredos para economizar tempo. Durma sempre cerca de 8 horas por dia. De preferência todos os dias no mesmo horário.

Estas são algumas boas práticas para ter um bom sono:

• Cerca de 1h antes de dormir, desligue todos os eletrônicos.
• Se arrume para dormir com calma – tome um banho, escove os dentes, faça seu skin care, etc.
• Apague ou diminua as luzes do quarto.
• Faça meditação, leia um livro, ou qualquer outra atividade calma antes de dormir.

Tudo isso ajuda o organismo a se preparar para a hora de dormir. Evite ficar no celular ou jogando até tarde. 

Muitos gurus falam que “o segredo dos milionários é acordar às 5h todos os dias”. Nem sempre é assim: cada pessoa tem horários em que é mais produtiva.

Concentre-se em dormir bem e uma quantidade de horas suficientes, não importa o horário de deitar ou acordar.

Não use o celular antes de dormir, nem ao acordar

Antes de deitar, tire o celular do quarto. Coloque em outro cômodo e deixe lá até de manhã. Tem gente que compra um despertador simples e barato para não precisar do celular para acordar.

Dessa forma você evita estímulos dos conteúdos que lê no celular, diminui exposição à luz azul, e pegará no sono com mais facilidade. 

E também ajuda a dormir mais horas por dia. Muitas pessoas ocupadas tendem a dormir menos para fazer algo que não deu tempo durante o dia, como ver o Twitter ou jogar alguma coisa.

Além de evitar correr o risco de ficar meia-hora no celular quando pega-lo para desligar o alarme.

Exclua as redes sociais do celular

Instagram, Twitter, Facebook, e TikTok são planejados para te segurar na tela o máximo de tempo possível. Por isso, tente não cair na tentação de “dar só uma olhadinha”. 

Acesse apenas pelo computador, em horários específicos do dia. Por exemplo: por meia hora depois do trabalho, ou apenas aos finais de semana. 

Se acha que não consegue resistir, tente fazer isso durante uma semana. Ou use um aplicativo que limita quanto tempo você pode passar nesses apps por dia.

Ao final da semana, reflita sobre a economia de tempo ou até mesmo benefícios relacionados a ansiedade.

Tenho certeza que ficará cada vez mais longe dessas redes viciantes.

Desative as notificações irrelevantes

Quem nunca perdeu algum tempo fuçando cardápios de restaurantes só porque chegou aviso de cupom, que atire a primeira pedra, né?

Sempre que uma notificação irrelevante chegar, clique nela e desative-a. Alguns exemplos são alertas de SMS, lembrete de conteúdo novo no TikTok, ou ofertas de bancos.

No meu aparelho, tocando por alguns segundos na notificação, aparecem as configurações de ocultar. Costumo deixar só o que é realmente necessário.

E isso também serve para os emails, sempre que fizer sentido clique em “unsubscribe” para parar de receber emails inúteis.

Delete aplicativos que você não usa no celular

A lógica é a mesma das notificações: quanto menos, melhor. Delete os apps que você não usa há meses. 

Diminui a quantidade de notificações, mensagens não lidas, e possibilidades de distração quando você tiver algo importante para fazer. 

Aprenda a gerenciar seus e-mails de forma eficaz

Minha caixa de entrada é organizada com 2 etiquetas: “a fazer” e “aguardando resposta”.

A ideia é limpar a caixa de entrada principal, resolver na hora o que levar menos de 2 minutos para ser feito, deletar o que for inútil (apertando apenas 1 tecla pra isso) e rapidamente separar os e-mails importantes em uma das 2 categorias.

Isso economiza tempo de gerenciar os e-mails todos os dias. No meu blog pessoal eu fiz um post explicando como gerenciar seus e-mails dessa forma super eficaz.

Pode parecer complicada mas muitos amigos meus hoje em dia também usam esse método e dizem que mudou a vida deles!

Recompense a sua produtividade

No final de um dia bem produtivo, faça algo que você gosta, sem a preocupação de “eu poderia estar produzindo mais”.

Vá ao cinema, saia para passear com algum amigo, ou jante fora. Também é importante celebrar as pequenas conquistas.

Isso também servirá para lhe motivar futuramente.

Saiba quando parar

Chega um ponto em que a produtividade realmente cai, normalmente no final do dia, ou no final de uma semana estressante. 

Se você estiver demorando demais para fazer algo que normalmente leva pouco tempo, pode ser um sinal de que é melhor parar.

Faça uma pausa longa, de 1 ou 2 horas, tire um cochilo, ou vá dormir. Lembre-se: descanso não é preguiça. Esse tempo de recuperação de energia, lhe permitirá a voltar com alta produtividade. 

Virar a noite ou dormir poucas horas por múltiplos dias para resolver os pepinos é uma solução de curto prazo. De vez em quando tudo bem, mas se virar hábito, no longo prazo você não estará economizando tempo durante o dia, é um tiro no pé.

Logo você ficará cansado e a produtividade tende a cair mais, ou pior ainda poderá acabar sofrendo um possível burnout.

Divida suas obrigações em pequenas tarefas

Dica para quem tem preguiça de começar algo: comece aos poucos. Algumas tarefas podem parecer enormes, cansativas ou complexas demais, o que nos desanima a sequer começa-la.

Quebrando em tarefas pequenas, você quebra essa barreira inicial. Veja alguns exemplos:

• “Ler toda noite” se transforma em “ler pelo menos uma página antes de dormir”.
• “Fazer 30 minutos de ioga” se transforma em “me alongar no tapete de ioga”.
• “Estudar para a prova” se transforma em “organizar minhas anotações”.
• “Dobrar roupa” se transforma em “dobrar os pares de meia”.
• “Limpar a pia” se transforma em “lavar os talheres”.
• “Correr 1h por dia” se transforma em “calçar o tênis e ir pra rua”.

Quando você começar, poderá até pegar o embalo e terminar tudo, pois perceberá que não é tão ruim assim, e é melhor terminar logo. 

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Agora uma última dica: temos um texto especial para pais e mães que querem ter mais tempo livre. Recomendo a leitura, se for o seu caso.